clock-359984_960_720Für ein Unternehmen gibt es nichts wichtigeres als Zeit, nicht wahr? Die Arbeit effektiv zu organisieren und die „richtigen“ Aufgaben zur „richtigen“ Zeit zu erledigen sind die größten Herausforderungen im beruflichen Leben. Um die beste Ergebnisse zu erreichen, muss sich jeder Mitarbeiter mit persönlicher Zeiterfassung auseinander setzen. Ich empfehle den schnellen Einstieg mit der Software Eylean Board. Diese ermöglicht, Zeitmanagement schnell und optimal einzusetzen. Deswegen diesmal – kurz und knapp.

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, die Zeit zu erfassen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Aktiv oder passiv. Aktive Zeiterfassung bedeutet, dass jedes Mal, wenn Sie eine Pause machen, zum Mittagessen gehen oder den Arbeitstag beenden, Sie die Zeit stoppen . In Eylean werden die Aufgaben einfach und schnell per Drag-&-Drop verwaltet. Die Zeiterfassung ist hier einfach möglich. Ziehen Sie die Aufgabenkarte auf die Uhr und das Time-Tracking beginnt. Die passive Zeiterfassung funktioniert ganz anders, aber ebenso einfach: Sie erledigen die Aufgabe und danach geben Sie die Zeit auf die Aufgabenkarte ein. Die erste Möglichkeit zeigt präziser die für ein Task aufgewendete Zeit, während die passive Zeiterfassung keine genaue Zeit wieder gibt. In beiden Fällen können Fehler passieren:  Mitarbeiter vergessen die Zeit zu stoppen oder vergessen, wie viel Zeit sie für Aufgaben gebraucht haben, um diese später hinzu zu fügen.

In Eylean können wir zwischen beiden Zeiterfassungsmöglichkeiten wählen. Aber anstatt sich festzulegen, haben wir einen neuen und umfassenderen Managementansatz entwickelt. Der Trick ist einfach: Ein- oder Zwei-Stunden Sprints. Diese Technik basiert auf den Konzentrationszeiten des menschlichen Gehirns, wobei auch über Störungen und Verzögerungen (sowie Verschwendung der Zeit mit z. B. mit Internetsurfen oder Social Media) berücksichtigt werden.

UntitledDiese kurzen Sprints funktionieren wie folgt: Sie setzen sich bequem hin, starten die Arbeit mit einer Aufgabe, und nach jeder Stunde klicken Sie auf das +1 Symbol unter der Aufgabenkarte. Damit fügen Sie eine Stunde der erfassten Zeit hinzu. Dies ermöglicht Ihre Zeit effizient und präzise zu erfassen, und gibt Ihnen auch die Möglichkeit Pause einzulegen, sich auszuruhen oder den Fokus zu ändern. Es gibt keinen Grund, sich Sorgen zu machen, nicht die Zeit minutengenau erfasst zu haben, weil es wirklich kein großer Unterschied ist, ob man eine Stunde nach 50 oder 70 Minuten hinzufügt. Vergessen Sie nur nicht, jede gearbeitete Stunde hinzu zu fügen!

Diese Technik der stündlichen Zeiterfassung hat einige Vorteile. Es  ist nicht notwendig, das Time-Tracking zu starten oder es kann nicht mehr passieren, bis zum Ende des Tages oder bis eine automatische Warnung ertönt, die geleistete Arbeitszeit zu vergessen. Man muss nicht mehr zwanghaft die genaue Zeit schätzen, insbesondere für Aufgaben, die mehr als einen Tag dauern. Stattdessen wird die genaue Information über den gesamten Prozess erfasst.

Der halbaktive Zeit-Tracking-Ansatz spart die Zeit, die wir für Zeiterfassung aufwenden und liefert uns genaue Informationen über den Zeitaufwand. Dies ist aber noch nicht alles. Nachdem wir begonnen haben, diese Methode zu verwenden, merken wir bald, dass die kurzen Sprints auch als Motivation dienen und immer öfter haben wir voneinander gehört: “nur noch eine Aufgabe und ich gehe schon nach Hause”.

Für diejenige, die sich noch nicht sicher fühlen, wieder etwas neues zu beginnen, kann ich nur eines sagen – es lohnt sich!

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